Perkataan, istilah, dan pengertian Admpengertian administrasi niagainistrasi yang kita
kenal sekarang di Indonesia berasal dari Eropa Barat/Eropa Kontinental,
melalui periode penjajahan Belanda, dimana Belanda merupakan salah satu
bangsa yang terdapat dalam wilayah Eropa Barat.
Dasar peradaban (sivilisasi) dan kebudayaan (kultur) dari
bangsa-bangsa Eropa Barat adalah kebudayaan dan peradaban Rumawi, yang
mengalami kemajuan pesat setelah dipengaruhi oleh Kebudayaan Yunani
Klasik.
Pada awalnya, Bangsa Rumawi menerjemahkan istilah-istilah
Yunani ke dalam bahasa Rumawi, yakni Bahasa Latin, dengan cara
mengadopsi ide-ide dan pengertian Yunani klasik secara apa adanya.
Lambat laun bangsa Rumawi mengembangkan sendiri Filosofi, Ilmu
Pengetahuan, Hukum, Sistem Politik, dll, yang akhirnya menjadi dasar
dari peradaban dan kebudayaan bangsa-bangsa Eropa Barat selama 15 abad
dan sampai sekarang masih nampak pengaruhnya, misal:
1) Hukum-kodifikasi hukum yg kita kenal sekarang;
2) Sistem Pemerintahan – Republik; dan
3) Sistem Legislatif- DPR .
Adapun sistem sosial, sistem kenegaraan, sistem
perekonomian dilakukan melalui kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi
(administratio) yang masing-masing dipimpin oleh administrator.
Administrator sebagai yang memimpin suatu administratio atau unit
organisasi, bertanggung jawab kepada Pemilik/Majikan/Atasan(Maestro),
yang memberikan tugas, kewajiban, dan pengarahan-pengarahan kepadanya.
Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya kepada
Maestro,maka Administrator harus melakukan administer ( melayani,
mentaati) terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai
kebijaksanaan majikan tersebut sambil menjalankan administrare (yaitu
menyelenggarakan Tata usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan,
dokumentasi, korespondensi, kearsipan) untuk mempertanggung-jawabkan
segala sesuatunya yang telah dilakukan menurut prosedur dan formalitas
tertentu (mis: membuat berita acara, laporan). Untuk menggerakkan
personil dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan organisasi yang
dipimpin maka Administrator melakukan administro yang berarti memimpin,
mengatur, mengemudikan. Istilah yang digunakan bagi administrator pada
umumnya adalah: direktur, direksi.
Di Inggris perkembangannya berbeda sekali dari Eropa
Kontinental. Di Inggris seorang administrator atau direktur disebut
Manager. Jika pangkatnya tinggi sehingga ikut bertanggung jawab
langsung kepada pihak pemilik organisasi/perusahaan, disebut Managing
Director. Sedangkan director dalam bahasa Inggris/Amerika, oleh kita
dan juga Belanda disebut Komisaris (Commissaris).
Pengertian Direktur yang sering dengar dan gunakan, dalam
bahasa Inggrisnya disebut manager. Personnel Management (bhs.Ingg/Am),
dalam bahasa Indonesia disebut Administrasi Personil, yang mencakup
organisasi urusan personil, tata-usaha personil, dan pengelolaan
personil. Pengelolaan sendiri dalam bhs.Inggris disebut management,
akan tetapi management yang berbeda tingkat serta sifat dari
ketatalaksanaan dan administrasi. Administrasi adalah manajemen yang
paling tinggi. Financial management, diterjemahkan dengan Administrasi
Keuangan, yang terdiri atas organisasi urusan keuangan, tatausaha
keuangan, dan pengelolaan keuangan. Company management adalah Direksi
Perusahaan, Company Manager adalah Direktur Perusahaan. Business
Management adalah Pimpinan Perusahaan/Bisnis, sedangkan Business
Administration adalah Administrasi Bisnis/Niaga.
Adminster : melayani, mentaati terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan
Administrare :menyelenggarakan Tata Usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan
Administratio : kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi
Administro : memimpin, mengatur, mengemudikan. (leadership, management)
Untuk lebih memahami istilah-istilah dalam administrasi maka di bawah ini diuraikan sebagai berikut:
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Pada umumnya orang akan berpendapat bahwa terdapat
perbedaan antara administrasi dan manajemen. Untuk membedakan arti
kedua kata tersebut, di bawah ini dibuat suatu tabel agar memudahkan
dalam membandingkannya.
Administrasi adalah bagian dari manajemen dan sebaliknya
manajemen juga bagian dari administrasi. Kedua hal tersebut benar,
tergantung dari tempatnya atau negaranya:
Di Eropa Daratan ( Jerman, Bld, Perancis, Itali) dikatakan manajemen bagian dari administrasi
Di Inggris dikatakan Administration bagian dari management
DI INDONESIA Istilah adm. berasal dari Bhs.Bld “
administratie”, yang terdiri dari: organisasi, tata usaha, dan
pengelolaan. Istilah management di Indonesia adalah Istilah Inggris,
yang berasal dari AS.
Jika mempertimbangkan kedua aspek tersebut dari segi kebudayaan, dimana
Indonesia sangat lama dijajah Belanda, maka memahami administrasi perlu
lebih ditekankan dimana berpikir secara administrasi adalah berpikir
secara organisasi-tata usaha dan manajemen.
Jika manajemen dipisahkan secara tegas dan terlepas dari
administrasi, maka organisasi dan tatausaha akan tertinggal dan
tatausaha dianggap sebagai aspek yang tidak penting.
Di Perancis, manajemen dikembangkan ala sistem AS, tetapi
tidak terlepas dari administration, dimana dikatakan, bahwa”
administrasi terdiri atas documentation (tatausaha) dan gestion
(manajemen).
BERPIKIR SECARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN ADMINISTRASI
Berpikir secara administrasi adalah berpikir secara mengatur dan
menjalankan penyelenggaraan dari apa yang dikehendaki Pengemban Tugas
misalnya pemerintah, pengusaha, atau direksi. Berpikir secara manajemen
adalah berpikir secara mengendalikan, mengerahkan, dan memanfaatkan
segala sumberdaya, yang menurut perencanaan diperlukan untuk mencapai
tujuan.
Administrasi atau tata penyelenggaraan dilakukan dengan
membentuk, mengembangkan, memimpin dan mempergunakan suatu organisasi.
Dengan pengertian yang luas tersebut, maka administrasi juga merupakan
manajemen, yaitu “ the overall management of an organization.”
Administrasi dijalankan oleh dan dibawah pimpinan seorang
administrator oleh suatu aparatur yang merupakan suatu organisasi.
Dalam praktek, kedudukan administrator dirangkap oleh pengemban tugas
(misal:pemerintah merangkap sebagai administrator negara) atau
pengusaha (misal:pengusaha/pemilik perusahaan merangkap sebagai
direktur perusahaan). Oleh sebab itu banyak yang tidak dapat membedakan
antara “pemerintahan” dan “ administrasi negara”, atau antara
“pengusaha bisnis” dan “administrasi bisnis”.
Manajemen dijalankan oleh:
- pekerja biasa (worker), pengamat (supervisor), pemimpin/kepala,
manajer, koordinator, direktur, pengurus, pengusaha, jadi hanya
berbeda-beda menurut kedudukan (tingkatan), obyek atau bidang, dan
kekompleksannya
Aspek penting dari administrasi sebagai obyek studi Ilmu Administrasi
Administrasi sebagai fenomena sosial.
Administrasi terdapat dalam suatu organisasi.
Administrasi merupakan suatu kekuatan yang memberi
hidup/gerak kepada organisasi. Penggerak atau kekuatan tersebut disebut
administrator.
Administrasi merupakan suatu fungsi tertentu untuk
mengendalikan, menggerakkan, mengembangkan dan mengarahkan suatu
organisasi, yang dijalankan administrator dan dibantu oleh manajer dan
stafnya.
Administrasi merupakan sekelompok orang sebagai badan
pimpinan (the governing body) dari suatu organisasi. Misal: The Reagan
Administration.
Administrasi merupakan seni yang memerlukan bakat, dan ilmu yang memerlukan pengetahuan ataupun pengalaman.
Administrasi merupakan proses penyelenggaraan
bersama/proses kerjasama antara sekelompok orang untuk mencapai tujuan
dan direncanakan sebelumnya. Kerjasama tersebut melalui organisasi
Administrasi merupakan suatu jenis tingkah laku sosial tertentu, yang memerlukan sikap serta kondisi mental tertentu.
Administrasi merupakan suatu praktek atau teknik tertentu,
sebagai suatu tatacara melakukan sesuatu, yang memerlukan kemampuan,
ketrampilan, kemahiran.
Administrasi merupakan suatu sistem, yang memerlukan input, transportasi, pengolahan, dan output tertentu.
Adminstrasi merupakan suatu tipe manajemen, sebagai overall
management dari suatu organisasi, sehingga dikatakan manajemen
merupakan inti administrasi.
Manajemen merupakan pengendalian sumberdaya (orang, uang, mesin, materials, metode-cara-teknik, ruang, tenaga, waktu).
Dalam istilah Administrasi tercakup adanya pesan, tugas,
tanggung jawab dan kepercayaan yang diberikan oleh para pemilik
organisasi.
PENGERTIAN ADMINISTRASI DALAM ARTI SEMPIT DAN LUAS
1) Arti sempit: berasal dari kata Administratie (bhs. BELANDA ), yang meliputi kegiatan:
catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik,
agenda dsb, yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan
demikian tata usaha adalah bagian kecil kegiatan dari Administrasi.
2) Arti luas: berasal dari kata Administration (bhs. INGGRIS).
a).Leonard D.White: Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya
terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau
militer, usaha yang besar dan kecil.
b).H.A Simon: Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama.
c). William H. Newman: Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan
pengawasan atas usaha-usaha kelompok individu, terhadap tercapainya
tujuan bersama.
Dengan memperhatikan penjelasan tersebut di atas maka dapat diketahui bahwa:
CIRI-CIRI ADMINISTRASI adalah sebagai berikut:
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Pendapat yang mempersamakan administrasi dan manajemen
a. William H. Newman:
Bukunya berjudul “administrative action”, tapi isinya menyangkut “the techniques of organization and managemen”.
b. M.E. Dimock :
“Administration or management is a planned approach to the solving of
all kinds of problems in almost eveery individual or group acitivity
both public or private”.
Pendapat yang membedakan administrasi dan manajemen
a). Dalton E. McFarland:
Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan
kebijaksanaannya, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan
kegiatan dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan
kebijaksanaan.
b). Ordway Tead:
Administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab
terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan.
Adminstrasi bersifat lebih menentukan garis besar daripada suatu
kebijaksanaan dan pemberian pengarahan (general polices).
Manajemen , prosesnya adalah bagaimana secara langsung
kegiatan-kegiatan dilakukan untuk merealisasikan tujuan, dengan
mengatur tindakan-tindakan tsb. agar dapat tercapai tujuannya.
Hubungan administrasi, organisasi, manajemen, kepemimpinan, pengambilan keputusan, hubungan antar manusia.
1) Ordway Tead dan Farland:
Administrasi terdiri atas organisasi dan manajemen.
2) Dimock dan Koenig:
Inti Manajemen adalah Kepemimpinan
Inti Kepemimpinan adalah pengambilan keputusan
Inti Pengambilan Keputusan adalah hubungan antarmanusia
KESIMPULAN
Administrasi dapat diartikan dengan arti sempit dan arti
luas. Arti sempit sering disamakan dengan kegiatan ketatausahaan. Arti
luas mencakup seluruh aspek kehidupan dalam suatu organisasi yaitu
aspek organisasi, manajemen, komunikasi, informasi, personalia,
keuangan, perlengkapan dan hubungan publik. Ada yang menyatakan
administrasi sama dengan manajemen dan ada pula yang membedakannya, dan
untuk menjawab hal tersebut dilihat dari sudut pandang masing-masing.